Tervetuloa hybriditapahtumiin

Menestyksekkään hybriditapahtuman suunnittelu!

Suunnittele menestyksekäs hybriditapahtuma vaiheittaisen ohjelmamme avulla. Saavuta tavoitteesi, innosta yleisöäsi ja luo unohtumattomia elämyksiä sekä paikan päällä että verkossa.

Onnistuneen hybriditapahtuman ohjelma

1. Suunnittelu ja valmistelu

• Määrittele tavoite: Mikä on tapahtuman tarkoitus? (esim. verkostoituminen, koulutus, myynnin edistäminen)

• Kohderyhmän tunnistaminen: Kuka on tapahtumaan osallistuva yleisö sekä fyysisesti paikalla että virtuaalisesti?

• Budjetin laatiminen: Laadi budjetti, joka kattaa kaikki kulut, kuten tila, teknologia, markkinointi ja henkilöstö.

2. Paikan valinta

• Valitse sopiva sijainti: Varmista, että paikka on riittävän tilava sekä fyysisille osallistujille että teknologialle.

• Tekninen infrastruktuuri: Tarkista, että paikassa on tarvittavat laitteet ja internet-yhteydet suoratoistoa varten.

3. Teknologian valinta

• Valitse livestreaming-alustat: Esimerkiksi Zoom, Microsoft Teams tai YouTube Live mutta talon alustat ovat Sessions tai Remu.

• Tarvittavat laitteet: Huolehdi kamerasta, mikrofoni- ja äänentoistojärjestelmistä sekä valaistuksesta.

4. Ohjelman suunnittelu

• Aikataulun laatiminen: Suunnittele ohjelma, joka pitää sekä paikalla olevat että etäosallistujat kiinnostuneina. Esimerkiksi:

  • Avauspuheenvuoro (15 min): Tervetuloa ja tapahtuman esittely.

  • Puhujat (30 min / puhuja): Asiantuntijapuheenvuorot eri aiheista.

  • Paneelikeskustelu (45 min): Kysy ja vastaa -sessio asiantuntijoiden kanssa.

  • Verkostoitumislounas (60 min): Mahdollisuus keskustella muiden osallistujien kanssa.

  • Työpajat (60 min): Interaktiiviset sessiot pienryhmissä.

  • Päätössanat ja kiitokset (15 min).

5. Markkinointi ja ilmoittautuminen

• Luodaan tapahtumasivu: Luo informatiivinen verkkosivusto tai tapahtumasivu, josta löytyy kaikki tarvittava tieto.

• Sosiaalinen media: Hyödynnä Instagramia ja Facebookia markkinoinnissa, julkaise sisältöä ja houkuttelevia mainoksia.

• Ilmoittautumislomake: Tarjoa helppo tapa ilmoittautua sekä fyysisesti että virtuaalisesti.

6. Tapahtuman toteutus

• Tekninen testaus: Varmista, että kaikki laitteet toimivat ennen tapahtumaa.

• Ohjaaja ja tiimi: Nimeä henkilö, joka vastaa teknisestä toteutuksesta ja aikataulun noudattamisesta.

• Osallistujien tervetuloa: Varmista, että kaikki osallistujat saavat tervetulotiedot ja tarvittavat ohjeet.

7. Seuranta ja palaute

• Kerro osallistujille: Tarjoa mahdollisuus antaa palautetta tapahtumasta ja sen sisällöstä.

• Analysoi onnistumisia: Käytä kerättyjä tietoja parantaaksesi tulevia tapahtumia.

Yhteenveto

Onnistuneen hybriditapahtuman järjestäminen vaatii huolellista suunnittelua ja teknistä osaamista. Ole valmis mukautumaan tarpeiden mukaan ja varmista, että sekä fyysiset että virtuaaliset osallistujat saavat arvokkaan kokemuksen.

Huolehdimme teknisestä varustelusta ja tuemme tapahtuman aikana.

Teknologinen tuki

Toiveesta autamme tapahtumapaikan valinnassa.

Tapahtumapaikan apu

Tarjoamme asiantuntevaa neuvontaa tapahtumien suunnittelussa.

Tapahtumaneuvonta

Palvelumme ovat:

Osoite

Pätiläntie 1,
16800 Hollola

Suomi - Finland

Yhteistiedot

plentystreams.contact@gmail.com

Puh. +00358 - (0)401388770 

Ma - Pe 15:00 - 20:00

Info